Como digitalizar um documento na impressora pelo Windows
Para digitalizar documento no Windows, conecte a impressora, abra o app Scanner pelo menu Iniciar, selecione o aparelho, escolha o formato (PDF ou JPEG) e clique em Digitalizar. O arquivo vai direto para a pasta Imagens. Se preferir, o software da própria impressora também digitaliza, com mais opções de ajuste.
Verificar se o scanner está conectado
Primeiro, o Windows precisa enxergar a impressora como um dispositivo de digitalização, não só de impressão. Nem toda impressora tem scanner, então confirme que o seu modelo é multifuncional.
- Abra Configurações e vá em Bluetooth e dispositivos.
- Clique em Impressoras e scanners.
- Veja se o nome da sua impressora aparece na lista.
Se a impressora não aparecer, ela ainda não está instalada no computador. Conecte por USB ou, se for de rede, adicione pelo mesmo caminho de Configurações antes de tentar digitalizar.
Impressora ligada por Wi-Fi às vezes some da lista depois que o roteador reinicia. Se o scanner não aparecer, confira se a impressora está na mesma rede do computador.
Digitalizar pelo app Scanner do Windows
O Scanner é o programa que já vem pronto no Windows 10 e no Windows 11. Ele é simples e resolve a maioria dos casos do dia a dia de escritório.
- Clique no menu Iniciar e digite Scanner.
- Abra o aplicativo Scanner do Windows.
- No campo Scanner, confira se a sua impressora está selecionada. Se houver mais de um aparelho, clique em Alterar para trocar.
- Coloque o documento no vidro do scanner ou no alimentador automático, virado conforme a instrução da impressora.
- Em Tipo de arquivo, escolha entre PDF, JPEG, PNG ou Bitmap.
- Clique em Visualizar para conferir o enquadramento antes de gravar.
- Ajuste a resolução em Resolução (DPI), se a opção estiver disponível.
- Clique em Digitalizar e aguarde o processo terminar.
O app mostra uma notificação quando o arquivo fica pronto, com um atalho direto para a pasta onde ele foi salvo.
Software da própria impressora
Marcas como HP, Epson, Canon e Brother costumam instalar um programa próprio junto com o driver, tipo HP Smart ou Epson Scan. Esse software costuma dar mais controle. Ele corrige folha torta na hora, remove o fundo e ainda digitaliza várias páginas em sequência sem reabrir o programa a cada folha.
Para usar, abra o programa da impressora pelo menu Iniciar, escolha a opção de digitalizar e siga as instruções na tela. Os campos de formato e resolução aparecem de forma parecida com os do app Scanner.
PDF ou JPEG: qual escolher
A escolha do formato muda o resultado final e o que você consegue fazer depois com o arquivo.
PDF é a opção certa para documentos com texto, contratos, comprovantes e qualquer coisa com mais de uma página, porque mantém a leitura organizada num arquivo só, aceito na maioria dos sistemas de envio de documento. JPEG ou PNG servem melhor para uma imagem avulsa, como a foto de um recibo, quando esse arquivo vai ser inserido dentro de outro documento depois.
Sobre a resolução, 200 ou 300 DPI já é suficiente para a maior parte dos documentos de escritório, com boa legibilidade e tamanho de arquivo razoável. Resoluções mais altas, como 600 DPI, deixam o arquivo pesado e só valem a pena para digitalizar imagens que exigem muito detalhe, como fotografias.
Se o documento vai ser só lido na tela ou anexado por e-mail, prefira 200 DPI. O arquivo fica bem mais leve e ninguém nota diferença na qualidade.
Onde o arquivo digitalizado é salvo
Por padrão, o app Scanner grava tudo na pasta Imagens, dentro de uma subpasta chamada Digitalizações. Para encontrar o arquivo depois, abra o Explorador de Arquivos e siga esse caminho.
Dá para trocar esse destino antes de digitalizar. Dentro do app Scanner, clique em Mais (o ícone de três pontinhos ou a engrenagem, dependendo da versão) e escolha outra pasta em Local de salvamento. Assim você já manda o arquivo direto para onde precisa, sem depois ter que mover manualmente.
Juntar várias páginas num único PDF
Quando o documento tem mais de uma folha, o ideal é ter tudo num arquivo PDF só, na ordem certa. Dois caminhos resolvem isso.
- Se a impressora tem alimentador automático de papel, coloque todas as folhas de uma vez e escolha o formato PDF no app Scanner ou no software da impressora. O programa digitaliza as páginas em sequência e junta tudo num arquivo único.
- Se você precisa digitalizar folha por folha no vidro do scanner, alguns programas de impressora têm a opção Adicionar página antes de salvar, que acumula cada digitalização num mesmo PDF.
Se o resultado acabar em arquivos separados, dá para juntar depois sem complicação. Veja o passo a passo em como juntar PDF para unir tudo num documento só.
Conclusão
Digitalizar documento no Windows é rápido com o app Scanner: basta escolher o aparelho, definir PDF ou JPEG e clicar em Digitalizar. Para contratos e documentos de várias páginas, prefira PDF com alimentador automático, e ajuste a resolução para 200 ou 300 DPI conforme o uso. Confira mais soluções de rotina no guia do Computador e, se a sua impressora também precisa ser configurada na rede, veja como conectar uma impressora de rede.
Perguntas frequentes
Como digitalizar documento no Windows sem instalar programa?
Use o app Scanner, que já vem instalado no Windows 10 e 11. Conecte a impressora, abra o Scanner pelo menu Iniciar, escolha o aparelho na lista e clique em Visualizar e depois em Digitalizar. Não precisa baixar nada além do driver da impressora.
Qual formato usar para digitalizar documento: PDF ou JPEG?
PDF é melhor para contratos, currículos e qualquer documento com várias páginas, porque mantém tudo num arquivo só. JPEG serve para uma imagem avulsa, como uma foto ou um recibo único que vai ser inserido em outro arquivo depois.
Onde ficam salvos os documentos digitalizados no Windows?
Por padrão, o app Scanner salva na pasta Imagens, dentro de uma subpasta chamada Digitalizações. Dá para mudar esse destino antes de digitalizar, clicando em Mais e depois escolhendo outra pasta na opção de local de salvamento.