Como compartilhar uma pasta no Google Drive

Para compartilhar uma pasta no Google Drive, clique com o botão direito sobre ela e escolha Compartilhar. Dá para adicionar pessoas pelo e-mail ou gerar um link de acesso. Nos dois casos, você decide se cada pessoa apenas visualiza, comenta ou edita os arquivos.

Por que compartilhar pelo Drive

Mandar um arquivo ou outro por e-mail funciona. O problema aparece quando o projeto tem várias versões ou muita gente envolvida: a caixa de entrada vira um amontoado de anexos e ninguém sabe qual é a versão final. Compartilhar uma pasta no Google Workspace resolve esse nó. Todo mundo acessa o mesmo lugar, as atualizações aparecem na hora e você controla quem pode fazer o quê.

O Drive trabalha com três níveis de permissão: leitor, comentarista e editor. Escolher o nível certo evita que alguém apague um arquivo sem querer ou sobrescreva um dado que você levou horas para montar.

Compartilhar com pessoas específicas por e-mail

Esse é o jeito mais seguro, porque só quem você convidar vai ter acesso.

1. Abra o Google Drive e localize a pasta que quer compartilhar.
2. Clique com o botão direito sobre a pasta e selecione Compartilhar.
3. Na janela que abrir, digite o e-mail da pessoa no campo indicado. Você pode adicionar mais de um endereço.
4. Ao lado do nome, clique no menu de permissão e escolha entre Leitor, Comentarista ou Editor.
5. Se quiser, escreva uma mensagem para avisar a pessoa do compartilhamento.
6. Clique em Enviar. A pessoa recebe um e-mail com o link direto para a pasta.

Se a pessoa ainda não usa o Google, ela vai precisar criar uma conta gratuita para acessar. Marque a opção de notificar por e-mail para facilitar a vida dela.

Gerar link de compartilhamento

O link ajuda quando você quer compartilhar com um grupo grande ou com gente de quem você nem tem o e-mail.

1. Clique com o botão direito na pasta e selecione Compartilhar.
2. Na parte de baixo da janela, localize a seção Link para compartilhamento.
3. Clique em Copiar link. Por padrão, o acesso costuma vir restrito: só quem foi convidado diretamente consegue abrir.
4. Para mudar quem pode usar o link, clique em Alterar para qualquer pessoa com o link ou escolha outra opção disponível.
5. Defina a permissão do link: Leitor, Comentarista ou Editor.
6. Copie o link e envie pelo canal que preferir.

Cuidado com o link aberto. Ao escolher “Qualquer pessoa com o link”, qualquer um que receber ou encontrar esse link consegue entrar na pasta, inclusive quem recebeu por engano. Deixe essa opção só para conteúdo realmente público ou de baixo risco.

Diferença entre as permissões

A permissão que você escolhe muda bastante coisa no dia a dia.

• Leitor: a pessoa vê e baixa os arquivos, mas não edita nem adiciona nada.
• Comentarista: pode sugerir mudanças e deixar comentários, sem mexer no conteúdo direto. Bom para revisões.
• Editor: acesso completo para criar, mover, editar e excluir arquivos dentro da pasta.

Para quem só precisa consultar documentos, leitor já basta. Editor fica reservado para quem de fato vai mexer nos arquivos.

Parar de compartilhar ou alterar permissões

Quando o projeto acaba ou alguém sai da equipe, tirar o acesso leva poucos segundos.

1. Clique com o botão direito na pasta e vá em Compartilhar.
2. A lista de pessoas com acesso aparece na janela.
3. Para alterar a permissão de alguém, clique no menu ao lado do nome e escolha outro nível.
4. Para remover uma pessoa, clique no mesmo menu e selecione Remover acesso.
5. Se quiser desativar o link, mude a configuração para Restrito. Só as pessoas listadas continuam com acesso.
6. Clique em Salvar para confirmar.

A remoção vale na hora. A pessoa perde a permissão assim que você salva, e nada chega até ela avisando.

O que acontece com os arquivos dentro da pasta

Quando você compartilha uma pasta, tudo que está dentro dela fica acessível para quem foi adicionado, incluindo subpastas e arquivos novos criados depois. Precisa de um nível de acesso diferente para um arquivo específico? Dá para configurar a permissão dele sozinho, seguindo os mesmos passos.

Vale lembrar de um detalhe que confunde muita gente: compartilhar não transfere a propriedade do arquivo. O criador original continua como dono, e só ele pode excluir de vez ou passar a titularidade para outra pessoa.

Próximo passo

Com a pasta compartilhada, o próximo cuidado é a organização interna, que costuma fazer mais diferença do que parece quando a equipe cresce. Crie subpastas com nomes claros e use cores para separar categorias. São dois hábitos baratos que poupam horas de procura lá na frente. Volte ao Google Workspace para mais tutoriais de colaboração no trabalho.