Como criar um evento e convidar pessoas no Google Agenda

Criar evento no Google Agenda é a forma mais rápida de organizar reuniões, compromissos e tarefas com hora marcada. Com o evento criado, você adiciona convidados, abre uma sala do Google Meet, configura repetição e define lembretes sem sair da tela.

Como criar um evento básico

Abra o Google Agenda no navegador. Você pode começar de duas formas: clicar direto no dia e horário que quer no calendário, ou clicar no botão + Criar no canto superior esquerdo.

Qualquer um desses caminhos abre uma janela rápida, boa para eventos simples em alguns segundos. Para acessar todas as opções, clique em Mais opções.

Na tela completa, preencha:

1. O título do evento (campo no topo, em destaque).
2. A data de início e a hora de início.
3. A data de término e a hora de término.
4. A localização, se for um compromisso presencial (opcional).
5. Uma descrição, útil para anexar a pauta ou instruções para os convidados.

Deixar o título claro faz diferença para quem recebe o convite. “Reunião semanal de alinhamento - Equipe Comercial” é mais útil do que “Reunião”.

Como ajustar o fuso horário do evento

Se os convidados estiverem em estados ou países com fuso diferente, vale ajustar esse detalhe antes de salvar.

Na tela completa, clique no campo de hora de início. Logo abaixo dos campos de horário aparece uma linha com o fuso atual. Clique nessa linha para abrir o seletor de fuso e escolha o correto para o evento.

O Google Agenda converte o horário automaticamente para cada convidado com base no fuso configurado na conta deles. Quem está em Brasília vê o evento no horário de Brasília; quem está em Lisboa vê no horário de Lisboa.

Como adicionar convidados e ativar a confirmação de presença

Na tela completa do evento, o campo Convidados fica no lado direito (ou mais abaixo, dependendo da tela). Digite o e-mail de cada pessoa e pressione Enter para adicionar.

1. Digite o e-mail do convidado no campo indicado.
2. O Google Agenda sugere contatos da sua agenda e do seu domínio enquanto você digita.
3. Selecione o contato ou finalize digitando o e-mail completo e pressione Enter.
4. Repita para cada convidado.

A confirmação de presença já vem ativa por padrão. Cada convidado recebe um e-mail com botões para Aceitar, Recusar ou Talvez. A resposta aparece na lista de convidados dentro do evento, com um ícone colorido ao lado do nome.

Abaixo da lista de convidados, há um link Ver opções de convidados que permite definir se eles podem editar o evento, convidar outras pessoas e ver a lista de participantes. Para reuniões abertas, manter essas opções ativas facilita a organização.

Como adicionar uma sala do Google Meet

Para reuniões remotas, o Google Agenda cria uma sala do Google Meet com um clique.

1. Na tela completa do evento, localize o botão Adicionar videoconferência do Google Meet.
2. Clique nele. O link da sala aparece imediatamente no campo de localização do evento.
3. Salve o evento normalmente.

Todos os convidados recebem o link do Meet no e-mail de convite e encontram o link diretamente no evento. Na hora da reunião, basta clicar em Entrar no Google Meet de dentro do evento.

Se a sua conta for pessoal (@gmail.com), o botão de Meet aparece automaticamente. Em contas corporativas do Google Workspace, o administrador pode ter configurações específicas sobre o uso do Meet.

Como configurar eventos recorrentes

Eventos que se repetem, como reuniões semanais ou mensais, não precisam ser criados um a um.

Na tela completa do evento, clique no campo que mostra Não se repete, logo abaixo dos campos de data. Um menu aparece com as opções mais comuns:

• Todos os dias
• Toda semana no mesmo dia
• Todo mês na mesma data
• Todo ano
• Personalizar

A opção Personalizar abre uma tela extra onde você escolhe quais dias da semana o evento se repete, a frequência e quando a série termina: em uma data específica, após um número de ocorrências ou sem data de fim.

Ao editar ou excluir um evento recorrente, o Google Agenda pergunta se a alteração vale só para aquela ocorrência, para a ocorrência e as seguintes ou para todos os eventos da série.

Para reuniões de equipe que mudam de pauta, mantenha a série ativa e use a descrição de cada ocorrência para registrar a pauta daquela semana específica.

Como definir lembretes e notificações

Lembretes garantem que você não vai perder o horário do evento. Por padrão, o Google Agenda adiciona um lembrete de 10 minutos em todos os eventos novos, mas é fácil ajustar.

1. Na tela completa do evento, role a página até encontrar a seção Notificações.
2. O lembrete padrão aparece como “E-mail - 10 minutos”. Clique no número para alterar o tempo.
3. Para adicionar mais um lembrete, clique em Adicionar notificação.
4. Escolha entre E-mail (chega na caixa de entrada) e Notificação (aparece como alerta no navegador ou no celular).

Você pode ter vários lembretes no mesmo evento. Por exemplo: um e-mail com um dia de antecedência para preparar a pauta e uma notificação 15 minutos antes para entrar na sala.

Para mudar o lembrete padrão de todos os eventos novos, acesse as Configurações do Google Agenda (engrenagem no canto superior direito), vá em Configurações de eventos e ajuste o campo Notificações.

Dicas para o dia a dia

Antes de salvar o evento, verifique a disponibilidade dos convidados. Quando há pelo menos dois convidados na lista, o botão Ver disponibilidade das pessoas aparece abaixo do campo de convidados. Ele mostra uma grade com os horários livres e ocupados de cada pessoa, o que ajuda a escolher um horário sem conflito.

Para eventos que precisam de sala física, o campo Salas, recursos ou outros (dentro das opções de convidados) permite reservar salas de reunião cadastradas pelo administrador do Workspace.

Se você usa o Google Agenda para agendar o envio de e-mails no Gmail, vale integrar os dois: crie o evento primeiro e depois programe o e-mail de lembrete para a equipe.

Próximo passo

Com o evento criado, considere gravar a reunião no Google Meet para ter um registro do que foi discutido. A gravação fica salva automaticamente no Google Drive do organizador e pode ser compartilhada com quem não conseguiu participar.

Para entender melhor como criar evento no Google Agenda e integrar com outras ferramentas do pacote, acesse a página principal do Google Workspace.