Como agendar o envio de um e-mail no Outlook

Para agendar o envio de um e-mail no Outlook, você escreve a mensagem agora e ela sai no horário que marcar, sem precisar estar na frente do computador. São só dois ou três cliques a mais do que mandar um e-mail comum.

Resposta rápida: no Outlook clássico instalado, abra um novo e-mail, vá na aba “Opções” e clique em “Atrasar Entrega”. Defina a data e a hora e clique em “Enviar”. No novo Outlook e no Outlook web, clique na seta ao lado de “Enviar” e escolha “Enviar mais tarde”. A mensagem fica retida até o horário marcado.

Serve para mandar um aviso cedo sem ter que acordar antes de todo mundo. Ou para entregar um relatório na sexta sem dar a impressão de que você passou o fim de semana trabalhando.

Como agendar no Outlook clássico instalado

Esse caminho funciona no aplicativo clássico instalado no Windows, aquele com as abas tradicionais na parte de cima. Ele usa o recurso “Atrasar Entrega”.

1. Abra o Outlook e clique em “Novo Email”.
2. Escreva o destinatário, o assunto e o corpo do e-mail normalmente.
3. Na barra superior, clique na aba “Opções”.
4. Clique em “Atrasar Entrega”.
5. Na janela que abrir, marque a caixa “Não entregar antes de”.
6. Escolha a data e o horário em que o e-mail deve sair.
7. Clique em “Fechar” e depois em “Enviar”.

A mensagem vai para a pasta “Caixa de Saída” e fica lá até o horário definido. Quando o momento chega, ela segue para “Itens Enviados” como qualquer outro e-mail.

Atenção a um detalhe: no Outlook clássico, o computador precisa estar ligado e o Outlook aberto no horário agendado. Senão, o e-mail só sai quando o programa abrir de novo.

Como agendar no novo Outlook e no Outlook web

Se você usa o novo Outlook (a versão que veio com o Microsoft 365) ou acessa pelo navegador (outlook.live.com ou portal do Microsoft 365), o caminho é outro. Também é rápido.

1. Abra o novo Outlook ou acesse sua conta pelo navegador.
2. Clique em “Novo email” ou “Nova mensagem”.
3. Escreva destinatário, assunto e o texto normalmente.
4. Localize o botão “Enviar”. Ao lado dele há uma seta para baixo, embora o ícone varie conforme a versão.
5. Clique nessa seta e escolha “Enviar mais tarde”.
6. Selecione a data e o horário desejado.
7. Confirme. A mensagem fica salva e o servidor envia na hora marcada.

Aqui o servidor da Microsoft cuida do disparo. O e-mail sai mesmo com o computador desligado, diferente do aplicativo clássico.

Não achou a seta ao lado de “Enviar”? Procure as opções de envio no menu de três pontos dentro da janela de composição. A interface muda a cada atualização, mas a função continua perto do botão principal.

Por que usar o agendamento no dia a dia

Tem situações em que isso poupa dor de cabeça.

Você escreveu um e-mail importante às 23h e não quer que o destinatário pense que você trabalha de madrugada. Agende para as 8h do dia seguinte. A mensagem chega no início do expediente e fica no topo da caixa de entrada da pessoa.

Outro caso comum: avisos que precisam cair num momento exato. Uma convocação de reunião que deve chegar na manhã do dia marcado, um lembrete de prazo que tem que aparecer na véspera. Você prepara tudo com antecedência e deixa o Outlook disparar na hora.

Para quem atende clientes em fusos horários diferentes, o agendamento ajuda a mensagem a chegar dentro do horário comercial de quem recebe.

Como cancelar ou editar um e-mail agendado

Mudou de ideia antes do horário? Dá para voltar atrás.

No Outlook clássico, vá até a pasta “Caixa de Saída” na barra lateral esquerda. Localize o e-mail agendado e abra. Você pode editar o texto, mudar a data de envio voltando em Opções e Atrasar Entrega, ou simplesmente excluir a mensagem.

No novo Outlook e no Outlook web, a mensagem fica na pasta “Rascunhos” ou numa área de envios programados, dependendo da versão. Procure por ela antes do horário agendado, abra e cancele ou edite.

Não encontrou o e-mail agendado? Olhe a “Caixa de Saída” e os “Rascunhos”. Em algumas versões, as mensagens agendadas ficam numa seção separada chamada “Agendado”.

Diferença entre versões do Outlook

O Outlook vem em formas diferentes, e o caminho muda um pouco em cada uma.

Outlook clássico (versão instalada com abas tradicionais): usa a opção “Atrasar Entrega” em Opções. A mensagem fica na Caixa de Saída e depende do computador estar ligado.

Novo Outlook (versão mais recente do Microsoft 365): a interface lembra a do Outlook web. A seta ao lado de “Enviar” dá acesso ao “Enviar mais tarde”. O servidor gerencia o disparo.

Outlook web (outlook.live.com ou portal corporativo): funciona pela seta ao lado de “Enviar” e não depende do computador.

Não sabe qual versão você usa? Olhe o menu na parte superior do aplicativo. O Outlook clássico tem abas como “Arquivo”, “Página Inicial” e “Enviar e Receber”. O novo Outlook e o web têm uma barra mais enxuta, sem essas abas.

Qual caminho escolher para agendar email no Outlook

Se você abre o Outlook pelo navegador ou usa o novo Outlook, agende pela seta ao lado de “Enviar”. O envio não depende do computador ficar ligado, então é mais confiável.

Se você prefere o aplicativo clássico instalado, o “Atrasar Entrega” resolve bem no dia a dia, contanto que o computador esteja ligado no horário marcado.

Precisa garantir o envio em qualquer dispositivo? Fique com o novo Outlook, o Outlook web ou o Microsoft 365 online. Faça um teste agora: agende um e-mail para você mesmo e confira se ele chega no horário certo. Para mais tutoriais, volte para a central do Outlook.