Como usar o modo apresentador no PowerPoint e ver suas anotações

Para usar o modo apresentador no PowerPoint, conecte um segundo monitor ou projetor, abra a apresentação de slides e o PowerPoint já ativa a tela dividida automaticamente. Você vê os slides, as anotações e o cronômetro no seu monitor, enquanto a plateia só enxerga o slide atual em tela cheia.

Quem apresenta sem esse recurso costuma ficar preso a um papel com anotações do lado do teclado, tentando não perder o fio da história. O modo apresentador resolve isso de graça, sem plugin nem gambiarra, mas a tela errada aparecendo no projetor na hora H já constrangeu bastante gente.

O que é o modo apresentador no PowerPoint

O modo apresentador divide a exibição em duas telas diferentes. No monitor conectado ao projetor ou à TV, a plateia vê só o slide atual, limpo, do jeito que você configurou. No seu monitor, que fica de frente para você, aparecem o slide atual, uma prévia do próximo, as anotações do orador e um cronômetro.

Esse recurso existe desde versões antigas do PowerPoint, mas muita gente nunca usou porque ele só faz sentido com dois monitores conectados ao mesmo computador. Notebook mais projetor, notebook mais TV da sala de reunião, ou dois monitores de mesa já são suficientes.

Como ativar o modo apresentador com dois monitores

O caminho muda pouco entre as versões recentes do PowerPoint, seja no Windows ou no Microsoft 365.

1. Conecte o segundo monitor ou projetor ao computador antes de abrir a apresentação, se possível.
2. Abra o arquivo no PowerPoint.
3. Clique na aba Apresentação de Slides na faixa de opções.
4. No grupo Monitores, confirme se a caixa Usar Modo de Exibição do Apresentador está marcada.
5. Clique em Do Começo ou Do Slide Atual para iniciar.

Assim que a apresentação entra em tela cheia, o PowerPoint detecta os dois monitores e distribui as telas sozinho: uma para você, outra para quem assiste.

Se a caixa Usar Modo de Exibição do Apresentador estiver desmarcada, o PowerPoint mostra a mesma tela nos dois monitores, sem anotações nem cronômetro. Confira essa opção antes de qualquer reunião importante.

Como ver suas anotações sem a plateia ver

As anotações que aparecem no modo apresentador são as mesmas que você digita na área de notas do editor de slides, abaixo de cada slide.

1. No modo de edição normal, clique em Exibir e depois em Anotações.
2. Digite o texto de apoio para aquele slide: dados, lembretes, frases que não cabem no slide.
3. Repita para os slides que precisam de apoio.
4. Ao iniciar a apresentação de slides com o modo apresentador ativo, esse texto aparece só na sua tela, em uma coluna lateral.

Você pode aumentar ou diminuir o tamanho da letra das anotações direto durante a apresentação, usando os botões de A pequeno e A grande no canto da coluna de notas. Isso ajuda quando o texto é longo e você está com o monitor mais longe do que o normal.

Como controlar o próximo slide, o cronômetro e o relógio

A tela do apresentador reúne três informações que substituem o papel de anotações e o relógio do celular.

• Uma miniatura do próximo slide, para você já saber o que vem antes de trocar.
• Um cronômetro que conta o tempo desde o início da apresentação, com botões para pausar e reiniciar.
• O relógio do sistema, que mostra o horário atual, útil quando você precisa terminar até um horário marcado.

Para avançar ou voltar slides, use as setas na parte inferior da tela do apresentador ou as setas do teclado. O PowerPoint também aceita apontadores físicos com botão de avançar, que funcionam do mesmo jeito nesse modo.

Antes de uma apresentação longa, clique em reiniciar o cronômetro assim que subir ao palco. Assim o tempo contado bate com a fala real, sem contar os minutos de preparação antes de começar.

Como usar caneta, laser e apontador na tela

No canto inferior da tela do apresentador fica um conjunto de ícones com ferramentas de desenho.

1. Clique no ícone de caneta para abrir as opções de anotação na tela.
2. Escolha entre caneta, marca-texto ou o apontador em formato de laser vermelho.
3. Desenhe ou aponte diretamente sobre o slide, com o mouse ou com a caneta de uma tela sensível ao toque.
4. Ao trocar de slide, o desenho some sozinho, a menos que você escolha manter as anotações ao final.

O laser virtual funciona bem em apresentações remotas por videochamada, quando não dá para usar um apontador físico. Já a caneta ajuda a circular um número ou sublinhar uma palavra na hora, sem precisar editar o slide antes.

Como inverter os monitores se a tela errada aparecer

Às vezes o PowerPoint identifica o monitor errado como o principal, e a plateia acaba vendo suas anotações em vez do slide limpo.

1. Durante a apresentação de slides, procure o botão de três pontos ou a engrenagem no canto da tela do apresentador.
2. Clique em Trocar Telas ou Alternar Modo de Exibição do Apresentador.
3. Se o problema persistir, saia da apresentação com Esc, vá em Apresentação de Slides, clique em Configurar Apresentação de Slides e confira qual monitor está definido como principal.
4. No Windows, o atalho Tecla Windows + P também abre as opções de projeção e ajuda a definir qual tela é a principal antes mesmo de abrir o PowerPoint.

Teste essa troca antes do horário da reunião, com o projetor já ligado, para não perder tempo ajustando na frente de todo mundo.

Conclusão

O modo apresentador no PowerPoint tira o peso de decorar a fala ou depender de um papel ao lado do teclado. O próximo passo prático é abrir uma apresentação que você já tem pronta, preencher as anotações de cada slide e testar o modo com um segundo monitor antes do dia da reunião. Se ainda não tem o arquivo montado, veja como fazer uma apresentação no PowerPoint do zero.

Para quem prefere levar as anotações impressas como reforço, também dá para imprimir os slides do PowerPoint já com o texto de apoio ao lado de cada slide. A documentação oficial do PowerPoint traz mais detalhes sobre atalhos de teclado durante a apresentação.

Explore outros tutoriais do cluster de PowerPoint para deixar suas apresentações mais rápidas de montar e mais tranquilas de conduzir.