Como criar regras e filtros no Outlook

As regras no Outlook fazem a caixa de entrada se organizar sozinha. Você configura uma vez e pronto: o Outlook move, marca, arquiva ou apaga as mensagens conforme os critérios que você definiu, sem precisar mexer e-mail por e-mail.

No aplicativo para Windows e Mac, o caminho fica em Arquivo, Gerenciar Regras e Alertas, Nova Regra. Você escolhe a condição, define a ação e salva. A partir daí, o Outlook aplica a regra em toda mensagem nova que chegar.

O que são regras no Outlook

Uma regra é uma instrução: “quando chegar um e-mail com tal característica, faça isso”. A característica pode ser o nome do remetente, uma palavra no assunto, o tamanho da mensagem, ou o fato de você ser o único destinatário. E a ação vai de mover para uma pasta a destacar com cor, marcar como lida ou encaminhar para outra pessoa.

Quem recebe muito e-mail sente a diferença rápido. Um boletim diário, por exemplo, pode cair direto numa pasta própria, sem disputar espaço com o que realmente precisa de atenção.

Como criar uma regra no Outlook para Windows

Os passos abaixo valem no Outlook do Microsoft 365 e nas versões a partir do Outlook 2016.

1. Abra o Outlook e clique em Arquivo, no canto superior esquerdo.
2. Na coluna da esquerda, clique em Gerenciar Regras e Alertas.
3. Na janela que abrir, clique em Nova Regra.
4. O assistente de regras aparece com opções prontas. Para começar do zero, escolha Aplicar regra nas mensagens que recebo e clique em Avançar.
5. Na tela de condições, marque a que se encaixa no seu caso. As mais usadas:
   • De pessoas ou grupo público: filtra pelo remetente
   • Com palavras específicas no assunto: filtra por texto no título do e-mail
   • Enviado somente para mim: pega as mensagens em que você é o único destinatário
6. Clique no texto sublinhado na caixa de descrição, no rodapé da janela, para preencher o valor da condição. Se escolheu filtrar por remetente, clique no link e adicione o endereço de e-mail.
7. Clique em Avançar para chegar à tela de ações.
8. Marque a ação que o Outlook deve executar. As mais comuns:
   • Mover para a pasta especificada: manda o e-mail para a pasta que você escolher
   • Marcar a mensagem como lida: bom para newsletters e notificações automáticas
   • Categorizar a mensagem: atribui uma cor de categoria
9. Se a escolha foi mover para uma pasta, clique no link especificada na descrição e selecione ou crie a pasta de destino.
10. Clique em Avançar, defina exceções se precisar, e clique em Avançar de novo.
11. Na última tela, dê um nome para a regra e clique em Concluir.

Dá para encurtar tudo isso. Se você já tem o e-mail na frente, clique nele com o botão direito, vá em Regras e escolha Criar Regra. O Outlook preenche os campos com os dados da mensagem.

Como aplicar a regra a mensagens que já estão na caixa

Por padrão, a regra só vale para o que chegar depois que você salvar. Para alcançar os e-mails que já estão lá:

1. Na janela de Gerenciar Regras e Alertas, selecione a regra que você criou.
2. Clique em Executar Regras Agora.
3. Marque a regra na lista e confirme a pasta onde quer aplicar, normalmente a Caixa de Entrada.
4. Clique em Executar Agora.

Dependendo da quantidade de mensagens, isso leva alguns segundos.

Como criar regras no Outlook na versão web

Quem usa o Outlook pelo navegador também cria regras. O caminho muda um pouco, o resultado é o mesmo.

1. Abra o Outlook no navegador e clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito.
2. No painel de configurações, procure por Regras na barra de busca.
3. Clique na opção Regras da Caixa de Entrada que aparecer nos resultados.
4. Clique em Adicionar nova regra.
5. Dê um nome para a regra.
6. Em Adicionar uma condição, escolha o critério, como remetente ou assunto.
7. Em Adicionar uma ação, escolha o que o Outlook deve fazer com a mensagem.
8. Clique em Salvar.

A regra já passa a valer para as mensagens novas. Só tem um detalhe: a versão web não roda a regra nos e-mails antigos. Para isso, sobra mover na mão ou abrir o aplicativo.

Como editar ou excluir uma regra

As regras ficam listadas em Arquivo, Gerenciar Regras e Alertas. Ali você pode:

• Marcar ou desmarcar uma regra para ligá-la ou desligá-la sem apagar
• Selecionar uma regra e clicar em Alterar Regra para mexer nas condições ou ações
• Selecionar e clicar em Excluir para remover de vez

Regra teimosa que não funciona como deveria costuma ser problema de ordem. O Outlook lê a lista de cima para baixo, e a primeira que combinar com a mensagem pode travar as seguintes. Reordene e teste de novo.

Conclusão

Comece pelo remetente que mais te enche a caixa de notificações automáticas. Crie uma pasta para ele, monte a regra que joga essas mensagens direto pra lá e deixe rodar por uma semana. Quando vir a caixa principal mais limpa, repita o processo para o próximo. Uma regra de cada vez, e em pouco tempo a triagem que você fazia na mão acontece sozinha.